EXCEL الفصل الرابع مهم جدا الرد علي الموضوع

الفصل الرابع

تنسيق المستند

(1) تنسيق الأرقام FORMATING NUMBERS :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تنسيق الأرقام المخصص لأكسيل يسمى GENERAL NUMBER FORMAT ولكن يمكن تغييره ليظهر بأى شكل أخر سواء عند بداية إنشاء صفحة البيانات أو بعد بناء صفحة البيانات .

أ- إستخدام الفاصلة والعلامة العشرية :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
التى توضع بين الألوف فى الأرقام الكبيرة لتسهيل قراءتها :-
(1) أفتح المستند (SALES3.XLS) وغير أسمه للتدريب .
(2) أختر الخلية (C9) حتى (F14) وعلم المنطقة .
(3) أفتح قائمة FORMAT من سطر القوائم ثم أختر أمر NUMBER .
(4) من خانة CALEGORY أختر NUMBER .
(5) من خانة FORMAT CODE أختر#,##..,.(الأختيار الرابع).لاحظ أن خانة SAMPLEتظهر نموذج لأختيارك.
(6) OK أو الأدخال فتعود للصفحة وترى التعديل .
ملحوظة :ـ
ــــــــــــــــــ
للتراجع عن هذا التعديل . أفتح قائمة EDIT ثم أختر أمر UNDO NUMBER .

(2) ضبط محاذاة الخلايا ALIGNING CELL CONTENTS :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يقصد بها محتويات الخلايا مثل (عناوين الأعمدة ) ولضبط المحتويات يتم الأتى :-
[أ] خلية واحدة أو مجموعة خلايا :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- أختر الخلية رقم (A7) إلى (F7) .
2- أفتح قائمة FORMAT ثم أختر أمر (ALIGNMENT) فيفتح مربع حوار به (3) خيارات .
(أ) HORIZONTAL لأختيار المحاذة المناسبة (يمين - يسار - وسط - ألخ) مع أختيار إتجاه محتويات الخلايا الأفقية (أى بعرض الخلية ) .
(ب) VERTICAL لأختيار المحاذاة المناسبة (أعلى - أسفل - وسط) مع أختيار إتجاه محتويات الخلايا رأسياً (أى بطول الخلية) .
(جـ) ORIENTATION توضح إتجاه الكتابة حسب الوضع المختار .
3- من قسم HORIZONTAL أختار CENTER ثم OK أو الأدخال فيتم ضبط فى المنتصف

ملحوظة :ـ
ـــــــــــــــــ
فى شريط الأدوات المعيارى هناك 3 أدوات للمحاذاة يمين،يسار،ووسط .


[ب] ضبط عنوان رئيسى داخل مجموعة خلايا :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- علم الخلية (A3) إلى (F5) .
2- أفتح القائمة المختصرة .
3- أختر أمر ALIGNMENT .
4- من قسم HORIZONTAL أختر CENTER ACROSS SELECTION ومعناه ضبط محتويات الخلايا فى الوسط بعرض الخلايا المختارة
5- OK أو الأدخال وبذلك تم ضبط العنوان الرئيسى وسط الأعمدة من (A إلى F )

ملحوظة :
ـــــــــــــــــ
يوجد فى شريط الأدوات الرمز لضبط العنوان وسط مجموعة خلايا .

[جـ] ألتفاف النص داخل الخلية :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عندما يزيد النص داخل خلية فلابد من أظهاره حسب حجم الخلية كالتالى :-=
لأظهار عبارة إجمالى المبيعات كلها داخل العمود الأول :
1- أنقل المؤشر للخلية A14 .
2- أفتح قائمة FORMAT وأختر أمر COLUMN WIDTH يظهر مربع حوار .
3- أختر المربع أمام الأختيار USE STANDARD WIDTH فتظهر علامة ثم OK أو الأدخال .فتعود الخلية للوضع التلقائى .
4- أفتح FORMAT ثم أختر أمر ALIGNMENT وأختر WRAP TEXT تظهر .
5- OK أو الأدخال تلاحظ ظهور العبارة بالخلية على سطرين داخل الخلية .


(3) تغيير خطوط الكتابة CHANGING FONTS :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

[أ] تكبير خط الكتابة :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- أختر الخلية (A3 إلى F5 ) .
2- أظهر القائمة المختصرة .
3- أختر FONT يظهر مربع حوار أختار منه ما يناسبك ويظهر فى SAMPLE (مقاس+شكل+نوع) الخط المراد ثم OK أو الأدخال .

ملحوظة :
ـــــــــــــــ
يتم ضبط أرتفاع السطور لتلائم الخط المختار عند اللزوم .

[ب] تغيير الخط من شريط الأدوات :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- حدد المنطقة .
2- تغميق الخط .
3- تكبير خط للمقاس التالى .
4- تصغير خط للمقاس السابق .

(4) إضافة البراويز والخطوط UNDERLINE AND OUTLINE CELLS :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
[أ] إضافة الخطوط تحت النص :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- أختر الخلية من (A7 إلى F7 ) .
2- أفتح قائمة FORMAT ثم أختر أمر BORDER يظهر مربع حوار يشتمل على (3) خيارات :-
أ- قسم BORDER = لتحديد مكان البرواز أو الخط .
ب- قسم STYLE = لأختيار شكل البرواز أو الخط .
جـ- قسم COLOR = لأختيار الألوان .
3- OK فترى الخط الجديد .

[ب] إضافة البراويز :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- أختر الخلايا من (A14 إلى F14 ) .
2- أظهر القائمة المختصرة .
3- أختر BORDER يظهر مربع حوار .
4- من قسم BORDER أختر OUTLINE .
5- من قسم STYLE أختر .
6- OK أو الأدخال ترجع للمستند بعد إضافة برواز مزدوج حول المنطقة المعلمة .

(5) أختار تنسيق جاهز USING AUTOMATIC FORMATING :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يشتمل أكسيل على 14 نوع من الأنساق جاهزو تسمى هذه العملية (التنسيق التلقائى ) إذا لم تكن تعرف كيف تختار التنسيق المناسب للمستند .
خطواته هى :
ــــــــــــــــــــــ
1- أختر الخلايا من ( A7 إلى F14 ) .
2- أفتح قائمة FORMAT ثم أختر أمر (AUTOFORMAT) يظهر مربع حوار به قسمين :-
الأول = TABLE FORMAT = 14 تنسيق جاهز .
الثانى = SAMPLE = عرض شكل التنسيق المختار .
3- من القسم الأول أختار CLASSIC(2) فيظهر فى SAMPLE .
4- OK أو الأدخال تشاهد التنسيق المختار للمستند .




(6) إنشاء الأنماط وأستخدامها USING STYLE :-
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
النمط (STYLE) هو مجموعة أنساق مختلفة لخلية أو مجموعة خلايا لتوفير الوقت ويشتمل النمط على جزء أو كل مما يلى :-
1- الأرقام NUMBERS .
2- البراويز BORDERS .
3- خطوط الكتابة FONTS .
4- محاذاة الكتابة ALIGUMENT .
5- الظلال PATTERNS .
6- الحماية PROTECTION .

كيفية إنشاء النمط CREATING A STYLE :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
لإنشاء نمط جديد لرأس المستند يشتمل على (خط وقاس مختلفين ويظهر وسط الصفحة ) كالتالى :-
1- أفتح مستند MONSTMT.XLS وغير أسمه وخزنه (للتدريب) .
2- أفتح قائمة FORMAT ثم إختر أمر STYLE فيظهر مربع حوار به النمط التلقائى (NORMAL) .
3- أختار أمر DEFINE يمدد مربع الحوار ليظهر خانات جديدة .
4- أكتب أسم (رأس) مكان NORMAL ويصبح أسم لنمط جديد .
5- من خانة STYLE INCLUDES أطفى الأختيارات الموجودة أمام كل من [ NUMBER , BORDER,PATTERN,PROTECTION] فتختفى علامة وتظهر الأوامر المناظرة لها فى خانة CHANGE باهتة .
6- من خانة CHANGE أختار FONT فيظهر مربع حوار FONT أختار منه مواصفات الخط .
7- من خانة CHANGE أختار ALIGNMENT يظهر مربع المحاذة أختار منه (CENTER ACCROSS SELECTION) .
8- أختار أمر ADD فيتم إنشاء النمط وإضافة أسمه إلى قائمة الأنماط الموجودة .
9- أختر OK أو الأدخال .



أستخدام النمط :
ـــــــــــــــــــــــــ
يتم تطبيق النمط على أى منطقة بأختيار أسمه من قائمة أسماء الأنماط التى تظهر فى شريط الأدوات أو من قائمة الأسماء فى مربع STYLE .
خطوات الأستخدام :
ـــــــــــــــــــــــــــــــ
1- أختر الخلايا الواقعة فى المدى (B2:D4) .
2- من شريط الأدوات أفتح مفتاح أسم النمط تظهر قائمة بأسماء الأنماط الموجودة .
والأنماط الأتية هى الموجودة :-
أ- = COMMA إضافة فاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر وتظهر الفاصلة بين 3 خانات مثلا الرقم 4123 يظهر هكذا 4.123 .
ب- = COMMA (O) إضافة فاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر مع تقريب الأرقام العشرية ، وتظهر الفاصلة كل 3 خانات أيضا مثلا الرقم 4123.67 يظهر هكذا 4.124 .
جـ- = CURRENGCY إضافة رمز العملة-حسب الدولة المختارة لنظام ويندوز-وخانتين بعد العلامة العشرية للرقم-بالأضافة إلى إضافة فاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر-مثلا الرقم 1000 يظهر هكذا ج.م 000.00 ،1 إذا كانت الدولة المختارة هى مصر أو هكذا $1,000.00 إذا كانت الدولة أمريكا .
د- = CURRENCY (O) إضافة رمز العملة -حسب الدولة- وفاصلة للأرقام التى تتكون من 4 خانات أو أكثر مع تقريب الأرقام العشرية مثلا:
الرقم 1000.67 يظهر هكذا ج.م 001،1 مصر وهكذا 1,001 إذا كانت أمريكا .
هـ- NORMAL = أستخدام النمط العادى لأظهار الأرقام والحروف بالشكل الذى نستخدمه عند فتح مستند جديد مثلا الرقم 1000 يظهر 1000 .
و- = PERCENT ضرب الرقم فى مائة وإضافة رمز % إليه مثلا الرقم 55 يظهر 55% .
3- أختر رأس يتغير الشكل حسب النمط .
4- غير أرتفاع السطور إذا لزم الأمر .
ملحوظة :
ــــــــــــــــ
يمكن تغيير النمط بإختيار STYLE من قائمة FORMAT ثم إختيار أسم النمط من خانة STYLE FRAME .

(7) إظهار الأرقام السالبة باللون الأحمر :ـ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- أختر الخلايا من (C10 إلى D14 ) .
2- أفتح قائمة FORMAT ثم أختر أمر NUMBER .
3- أختر #, # # 0 ; [RED] - # , # # 0
4- أختر OK أو إضغط الأدخال .
5- يظهر الرقم السالب فى المنطقة باللون الأحمر .


( إنشاء تنسيق خاص جديد للأرقام :ـ
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- أختر الخلية C8 .
2- أختر أمر NUMBER من القائمة المختصرة يظهر المربع NUMBER FORMAT .
3- وجه المؤشر للمستطيل الموجود أمام خانة CODE وعندما يتحول إلى (IP) أنقر مزدوحا داخل المستطيل فيضاء الكود الموجود بداخل المستطيل .
4- أكتب # # # - # # - # # # ثم الأدخال فيتم إضافة الشكل للموجود ومعناه أن الرقم سيظهر [ 3 خانات ثم شرطة ثم خانتين ثم 3 خانات ] .
5- أختر أمر NUMBER مرة ثانية من القائمة المختصرة , يظهر مربع NUMBER FORMAT وفيه تلاحظ أن الكود الجديد يظهر ضمن الأشكال الموجودة لتنسيق الأرقام .
6- أختر CANCEL فتعود للمستند .

التحكم فى شكل التاريخ :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
من قائمة FORMAT أختار أمر NUMBER ستجد بداخله مجموعة مستقلة لأشكال التاريخ والوقت مثل :-
رمز التاريخ الشكل الذى يظهره
D/MM/YY 1/03/95
D-MMM-YY 1-MAR-95
MMM-YY MAR - 95
D/MM/YY H:MM 1/MAR/95 5:20